Politique de protection des données personnelles

Version 1.0 — Février 2024

1. Qui sommes-nous ?

Sesan est un groupement d'intérêt public, enregistré à l'INSEE le 09/07/2008 sous le numéro SIREN 513 654 715, dont le siège social est situé au 6 rue Firmin Gillot, 75015 Paris.

Sesan propose la plateforme Mano qui est un service de soutien aux équipes mobiles visant à améliorer la vie des populations en rue et à favoriser leur réinsertion. Il s'agit d'offrir aux maraudeurs les moyens d'avoir un plus grand impact sur leur public, en aidant l'organisation de leurs maraudes, en améliorant l'accompagnement des personnes rencontrées en rue, et en enrichissant la connaissance du territoire sur lequel ces maraudes interviennent.

Ayant pour finalité la prévention, le suivi, et l'accompagnement des personnes à la rue, la Plateforme prévoit :

• L'accès à un « dossier usager » pour les Utilisateurs permettant de connaître la situation sociale et médicale de la personne (l'usager), et ainsi d'aller vers une prise en charge globale et sans perte d'information ;
• Un planificateur de tâches relié aux « dossiers usager » qui permet d'avoir une visibilité sur les actions du jour et à venir, afin de pouvoir prioriser les actions, ne pas oublier d'action à réaliser, et de gagner en efficacité ;
• La création de compte-rendu journalier pour récapituler les actions planifiées et réalisées à une date donnée. Cela permet aux Utilisateurs de la même équipe de savoir quelles actions sont à faire et celles déjà réalisées dans un but d'améliorer le suivi des usagers ;
• Une gestion par structure et par équipe des Utilisateurs (c'est-à-dire les maraudeurs) qui appartiennent à la structure. L'application permet aux structures de lire les comptes rendus des Utilisateurs, de les classer par équipe (chaque Utilisateur d'une équipe pouvant également avoir accès aux comptes rendus et actions des autres membres de l'équipe pour compléter l'action) ;
• Un accès à une liste de structures spécifiques sur lesquelles orienter la personne en rue le plus simplement possible.

La Plateforme Mano permet de :

• Planifier des actions (soins, accompagnements, démarches, orientations) à réaliser en lien avec les besoins individuels des personnes rencontrées en rue ;
• Collecter et partager des informations relatives aux populations afin d'améliorer la qualité de l'accompagnement et des soins dispensés et la connaissance de l'usager et de sa situation médico-sociale ;
• Mener à bien les démarches administratives relatives aux populations ;
• Orienter au mieux et au plus proche les populations en fonction de leurs besoins.

2. Pourquoi cette politique ?

Nous souhaitons vous informer des moyens mis en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel traitées par Sesan dans le cadre de la plateforme Mano.

Cette Politique fait partie intégrante des Conditions Générales d'Utilisation de Sesan.

Cette Politique peut être révisée lorsque de nouvelles fonctionnalités ou activités sont ajoutées sur la Plateforme, lorsque les modalités de traitement des données personnelles sont modifiées, ou bien lorsque les lois et règlements évoluent en affectant l'activité et/ou les services proposés par Sesan.

En cas de révision de la présente Politique, Sesan s'engage à publier les modifications sur la Plateforme et à mettre à jour la date de publication de ladite Politique.

Toute Politique révisée s'appliquera à la fois aux données personnelles faisant déjà l'objet d'un traitement au moment des modifications, et à toute autre donnée personnelle collectée et traitée après l'entrée en vigueur de la Politique révisée.

Sesan définit un numéro de version sur cette Politique comprenant le mois et l'année de sa dernière révision. Sesan encourage les Utilisateurs à consulter régulièrement cette Politique pour vérifier si des changements ont été apportés.

3. Définitions

« Loi informatique et libertés » : la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

« Règlement » ou « RGPD » : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil, du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données) et abrogeant la Directive 95/46/CE.

« Responsable de traitement » désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.

« Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

« Plateforme » ou « Mano » désigne la plateforme disponible sur le site internet suivant : https://espace-mano.sesan.fr/.

« Usagers » désigne toute personne physique dont les données sont traitées sur la Plateforme.

« Utilisateurs » désigne les personnes disposant d'un compte actif sur la Plateforme.

« Organisme utilisateur » désigne l'organisme qui utilise la Plateforme dans le cadre de ses activités.

« Donnée à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Violation de données personnelles » désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

4. Rôles et responsabilités de Sesan

Dans le cadre de ses activités, Sesan traite des données personnelles relatives aux Personnes concernées dans le respect des dispositions du RGPD et de la Loi informatique et libertés, notamment en matière de licéité, de transparence et de loyauté.

Origine et collecte des données concernées

Toutes les données personnelles concernant les Personnes concernées sont collectées directement auprès de ces dernières par le biais de leur utilisation de la Plateforme, ou indirectement lorsqu'un Utilisateur complète les informations relatives à un Usager.

Lorsque les données sont collectées par l'Utilisateur afin de créer un dossier pour l'Usager sur la Plateforme, l'Utilisateur est responsable de l'information de l'Usager et de la collecte de son opposition, le cas échéant, en amont de toute saisie de données sur la Plateforme.

Sesan s'engage à informer toute personne concernée utilisatrice de la Plateforme des modalités de traitement de ses données personnelles et de ses droits en la matière par le biais de la présente politique en la rendant toujours accessible et à jour.

Les données personnelles collectées sont utilisées dans le cadre des Services fournis par Sesan. Elles sont utilisées afin de gérer et d'améliorer le fonctionnement de la Plateforme.

Sesan s'engage à ne collecter et traiter que les données personnelles strictement nécessaires aux fins des traitements et des finalités déterminées, dans le respect du principe de minimisation des données.

Suivant les finalités concernées, Sesan peut agir en tant que Responsable de traitement, ou en tant que Sous-traitant. Les différents traitements effectués par Sesan vous sont détaillés ci-dessous.

5. Sesan en tant que Responsable de Traitement

Sesan agit en tant que Responsable de Traitement pour les finalités suivantes :

• La création et la gestion des comptes Utilisateurs / administrateurs (Annexe 1).

À titre subsidiaire, les données des Personnes concernées sont également traitées pour les besoins de communication relatifs aux évolutions des Services relevant de l'intérêt légitime de Sesan.

À tout moment, les Personnes concernées peuvent exercer leur droit d'opposition à recevoir ces communications en adressant un email à dpd@sesan.fr, ou par courrier à l'adresse postale au 6 rue Firmin Gillot, 75015 Paris.

6. Sesan en tant que Sous-Traitant

Sesan agit en tant que Sous-traitant pour les finalités suivantes :

• La gestion de la prise en charge et du suivi des Usagers (Annexe 2) ;
• La maintenance et le support de la Plateforme (Annexe 3).

7. Modalités de conservation des données personnelles

Toutes les données personnelles collectées sur notre Plateforme sont hébergées par Claranet, hébergeur de données certifié HDS (Hébergeur Données de Santé) conformément à l'article L.1111-8 du code de la santé publique.

Les données sont hébergées en France.

8. Partage et communication des données personnelles des utilisateurs

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d'avoir accès aux données personnelles collectées sur la Plateforme sont principalement les collaborateurs de Sesan et les prestataires autorisés.

Les données personnelles des Personnes concernées ne sont pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

Sesan peut choisir de partager ou de transférer les informations personnelles de ses Utilisateurs comme décrit ci-dessous :

• Sesan peut divulguer les données personnelles de la personne concernée (a) pour se conformer à une obligation légale, une procédure judiciaire, une décision de justice ou un processus judiciaire signifié à Sesan, (b) dans le cadre d'une enquête judiciaire, (c) pour protéger ou défendre les droits ou la propriété de Sesan ou des Utilisateurs de la Solution, et/ou (d) pour enquêter ou aider à prévenir toute violation potentielle de la loi, de la présente Politique ou de nos Conditions générales d'utilisation ;
• Sesan peut partager tout ou partie des données personnelles de la personne concernée avec des entités appartenant ou associées à la structure dans le respect de la loi et de la réglementation. Ces données personnelles ne peuvent être traitées que dans le but de réaliser les finalités décrites dans la présente Politique ;
• Sesan peut partager les données personnelles de la personne concernée avec des fournisseurs de services tiers, sous-traitants pour fournir les services proposés, effectuer des tests d'assurance qualité, fournir un soutien technique, et/ou pour fournir d'autres services (emailing, analyse d'audience) à Sesan. Sesan s'engage à exiger de ses sous-traitants un niveau de sécurité suffisant quant au traitement de données personnelles que ces derniers réalisent pour son compte. Si ces prestataires tiers utilisent des serveurs en dehors de l'Union Européenne, Sesan conclut avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles contraignantes établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de telles données personnelles à ces prestataires. Dans ce cas, tous les tiers s'engagent à approuver et appliquer strictement cette Politique. Cette obligation est prévue dans les contrats qui lient ces tiers à Sesan conformément aux règles de protection des données personnelles.

9. Transferts de données hors UE

Vos données sont principalement traitées au sein de l'Union Européenne.

Nous pouvons toutefois être amenés à transférer vos données à des prestataires situés hors de l'Union Européenne qui ont la charge du support utilisateur ainsi que de l'envoi de courriers électroniques.

À aucun moment Sesan ne partage vos données personnelles à des fins commerciales.

10. Cookies

Un « cookie » est un petit fichier d'information envoyé sur le navigateur de l'Utilisateur et enregistré au sein du terminal de l'Utilisateur (ex : ordinateur, smartphone), (ci-après « Cookies »). Ce fichier comprend notamment des informations telles que le nom de domaine de l'Utilisateur, le fournisseur d'accès Internet de l'Utilisateur, le système d'exploitation de l'Utilisateur, ainsi que la date et l'heure d'accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d'endommager le terminal de l'Utilisateur.

11. Mesures de sécurité technique et organisationnelle

Sesan s'engage à protéger les données personnelles des utilisateurs avec la mise en place de mesures de sécurité techniques et organisationnelles visant à lutter contre la divulgation non autorisée, l'altération, l'utilisation ou la destruction des données personnelles traitées.

Sesan met en œuvre toutes les mesures à sa disposition pour créer un environnement permettant de préserver la qualité, la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données personnelles traitées.

Sesan utilise également des technologies raisonnables pour sécuriser le traitement des données personnelles traitées dans le cadre des finalités décrites dans la présente politique, notamment :

• Gestion des accès ;
• Chiffrement SSL Let's Encrypt (Secure Socket Layer) ;
• Chiffrement des données usagers avec des clés de chiffrement spécifiques propres à chaque structure utilisatrice. Sesan n'a pas accès aux clés de déchiffrement ;
• Protection physique des locaux, procédés d'authentification avec accès nominatif et sécurisé, politique d'identifiants et de mots de passe confidentiels, traçabilité et journalisation des connexions, chiffrement des données personnelles ;
• Hébergement de données auprès de prestataires certifiés HDS conformément à l'article L.1111-8 du code de la santé publique.

Cependant, Sesan ne peut pas assurer ou garantir contre tous les risques en ce qui concerne la sécurité de ces données personnelles. Sesan ne garantit pas que ces données ne peuvent être consultées, divulguées, modifiées ou détruites en cas de violation de l'une de nos garanties en cas de manquement ou négligence de la part des Utilisateurs, en cas de défaillance de notre prestataire hébergeur de données, ou de l'un de nos sous-traitants.

12. Les droits des Utilisateurs

Sesan s'engage à garantir le respect des droits des Utilisateurs en matière de protection des données personnelles.

Conformément à la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi qu'au règlement européen relatif à la protection des données personnelles du 27 avril 2016, sauf en cas de limitation, vos droits en matière de données sont les suivants :

• Droit d'accès : le droit d'être informé et de demander l'accès aux données personnelles que Sesan traite ;
• Droit de rectification : le droit de demander de modifier ou de mettre à jour les données personnelles lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : le droit de demander de supprimer définitivement les données personnelles traitées pour les finalités décrites dans la présente politique ;
• Droit à la limitation du traitement : le droit de demander d'arrêter temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie des données personnelles ;
• Droit d'opposition : le droit de refuser à tout moment le traitement des données personnelles ;
• Droit à la portabilité des données : le droit de demander une copie des données personnelles en format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation par un service tiers ;
• Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire.

Les Personnes concernées peuvent également informer Sesan de leur volonté de définir le sort de leurs données personnelles après un décès.

Dans un tel cas, Sesan s'engage à respecter les modalités de traitement de ces données personnelles dans la limite des obligations légales qui lui sont applicables, et celles qui sont applicables aux établissements et professionnels de santé. À défaut d'instructions précises de la part de la personne concernée, Sesan s'engage à détruire les données personnelles concernées, sauf si leur conservation s'avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale d'une partie prenante autorisée.

Nous nous engageons à vous apporter une réponse dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande. Nous rappelons également que nous ne pourrons honorer que les demandes relatives à des traitements pour lesquels Sesan agit en tant que Responsable de Traitement (ex : gestion technique des comptes des Utilisateurs).

13. Assistance et contact

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant cette politique ou nos pratiques de collecte ou de traitement des données personnelles, si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données personnelles, ou si vous souhaitez nous signaler toute violation de sécurité, veuillez nous contacter par mail à dpd@sesan.fr ou par courrier : Sesan, Délégué à la protection des données, 6 rue Firmin Gillot, 75015 Paris.

En cas de réclamation, vous pouvez choisir de saisir l'autorité de contrôle française en charge du respect des règles en matière de protection des données personnelles, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

• Par courrier : 3 Place du Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 ;
• Par internet : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/.

Annexe 1 : La création et la gestion des comptes Utilisateurs / administrateurs

Annexe 2 : La gestion de la prise en charge et du suivi des Usagers

Annexe 3 : La maintenance et le support de la Plateforme